Assistenz/ Sachbearbeiter/-in (m, w, d)

Kennziffer: 77AE2025

Bei der Hanse- und Universitätsstadt Rostock ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt o. g. Planstelle unbefristet in Vollzeit (39 Wochenstunden) im Amt für Schule und Sport zu besetzen.

Ansprechpartnerin:  Bärbel Seemann, Tel. + 49 381/381-1319

Wir suchen eine/n Mitarbeiter/-in (m, w, d) für nachfolgende Aufgaben:

1. Assistenz für die Abteilung Sportorganisation 

• Erledigung aller Postangelegenheiten
• Schreib- und Vervielfältigungsarbeiten
• Koordinieren und Überwachen von Terminen, einschließlich Wiedervorlagen
• Bearbeiten von allgemeinen, telefonischen und schriftlichen Anfragen bzw. Weiterleiten
• Führen der Ablage von Geschäftsvorgängen/Unterlagen, Protokollen etc. gem. Schriftgutordnung
• Organisatorisches Vorbereiten von Besprechungen und Mitarbeitersitzungen   sowie Empfangen und Betreuen von Gästen
• Führen von Protokollen
• Einstellen von Informations- und Beschlussvorlagen für die Bürgerschaft und ihre Ausschüsse im Allgemeinen Informationssystem des Sitzungsdienstes (ALLRIS)
• Zuarbeiten von Bedarfen an Büromaterialien
• Koordinieren der Abschlüsse sonstiger Beschäftigungsverhältnisse und Begleiten von Antragstellungen des Personals und sonstigen Beschäftigungsverhältnissen
• Koordinieren und Begleiten von Stellenbesetzungsanträgen
• Führen von Anwesenheits- und Urlaubslisten
• Fortbildungsanträge und Termine koordinieren

2. Personalsachbearbeitung für das Amt 

• Bearbeiten und Koordinieren der Anträge auf Abweichungen von bestehenden Arbeitszeitregelungen (Einsätze außerhalb der Gleitarbeitszeit, Rufbereitschaft, Winterdienst, Schichtpläne/Solldienstpläne)
• Bearbeiten von Personal- und Raumanforderungen

3. Schülerbeförderung im Sachgebiet Schulorganisation 

• Erstellen der Konnexitätsliste zum Schuljahresbeginn
• Datenüberprüfung und Aktualisierung (Abgleich Einwohnermelderegister und Korrekturen vornehmen)
• Prüfen der Abrechnungsfähigkeit gegenüber dem Bildungsministerium
• Erstellen der Konnexitätsabrechnung gegenüber dem Bildungsministerium 
  

 Voraussetzungen, die Sie mitbringen:

• abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung zur/zum Kauffrau/ -mann (m, w, d) für Bürokommunikation oder -management, Bürokauffrau/ -mann (m, w, d) oder Verwaltungsfachangestellte/r (m, w, d)
• einschlägige Berufserfahrungen im Aufgabengebiet oder in ähnlichen bzw. vergleichbaren Aufgabengebieten
• Erfahrungen im öffentlichen Dienst sind wünschenswert
• sichere Kenntnisse der Deutschen Rechtschreibung (DIN 5008)
• sichere und anwendungsbereite Kenntnisse PC-Standardsoftware, MS Office (Word, Excel) sowie die Bereitschaft, sich in neue Softwarelösungen einzuarbeiten
• Kenntnisse Schriftgutordnung, Datenschutzgrundverordnung, Personalvertretungsgesetz M-V, Schulgesetz M-V
• gute Ausdrucksweise in mündlicher und schriftlicher Form
• selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
• freundliches und sicheres Auftreten
• Flexibilität und Engagement

Entgelt:

• Die Planstelle ist nach TVöD mit der Entgeltgruppe EG 07 bewertet.

Darüber hinaus bieten wir Ihnen: 

• sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• familienfreundliche Arbeitsbedingungen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• flexible Arbeitszeiten
• individuelle Personalentwicklung
• betriebliches Gesundheitsmanagement
• Leistungsentgelt (§ 18 TVöD-VKA)
• Jahressonderzahlung (§ 20 TVöD-VKA)
• betriebliche Altersvorsorge (ATV-K)
• Jahresurlaub 30 Tage
• DeutschlandTicket (mit einem Preisvorteil von insgesamt 30 %)
• Standortsicherheit Rostock
• Dienstradleasing

Bitte bewerben Sie sich auf unserer Homepage (www.rostock.de/karriere) über das Online-Formular.

Die Bewerbungsfrist endet am 27. Mai 2025.       

Schwerbehinderte Menschen und Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbende, die Tätigkeiten für das Allgemeinwohl ausüben, können bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.

Bewerbende, die einen Umzug nach Rostock planen, können sich kostenlos an das Welcome Center der Region Rostock wenden. Die zentrale Anlaufstelle unterstützt bei der Suche nach Wohnraum, Kinderbetreuungsangeboten, Jobperspektiven für die/den mitziehende/n Partner/-in, Freizeitaktivitäten und vieles mehr.