Bei der Hanse- und Universitätsstadt Rostock ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Planstelle befristet gemäß § 14 Abs. 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) für die Dauer von Beschäftigungsverbot, Mutterschutz und Elternzeit voraussichtlich bis zum 14. August 2022 im Bauamt, Abteilung Bauverwaltung und Wohnungswesen zu besetzen:

Assistenz- und Vorzimmerkraft (m, w, d)

Kennziffer: 63AE2021

Ansprechpartnerin:

• Frau Bärbel Seemann, Tel. 381-1319, E-Mail: personal-bewerbung@rostock.de

Aufgabengebiet:

• Bearbeiten des Postein- und ausgangs (Sichten und Sortieren des Posteingangs nach Dringlichkeit und Wichtigkeit, Zuordnen zu den jeweiligen Bereichen, internes Verteilen der Post, versandfertiges Vorbereiten von Postsendungen)
• Bearbeiten von Terminanfragen, Koordinieren und Überwachen von Gesprächsterminen, organisatorisches Vor- und Nachbereiten von Besprechungen, Gesprächsterminen, Dienstreisen, Vorbereiten und Zusammenstellen von Unterlagen
• Sichten und Priorisieren der E-Mail-Eingänge
• Koordinieren und Überwachen von Wiedervorlagen
• Fertigen von allgemeinen Schreiben nach Vorgabe bzw. Vorlage, Erstellen von Serienbriefen und Übersichten
• Führen von Protokollen
• Vorbereiten und Schreiben von Informationsvorlagen, Stellungnahmen und Beschlussvorlagen für die Bürgerschaft im Allgemeinen Informationssystem des Sitzungsdienstes
• Organisieren und Erledigen von allgemeinen organisatorischen Verwaltungsaufgaben

Voraussetzungen:

• abgeschlossene Ausbildung Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellte/r oder Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte/r mit Berufserfahrung in einer öffentlichen Verwaltung
• mehrjährige einschlägige Erfahrungen im oder ähnlich gelagerten Aufgabengebieten
• Berufserfahrung in einer öffentlichen Verwaltung wünschenswert
• Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung und der DIN 5008
• sichere und anwendungsbereite Kenntnisse in der Anwendung von MS Office, insbesondere von Word und Excel
• selbstständiges und ergebnisorientiertes Arbeiten
• hohe Belastbarkeit und Engagement
• freundliches und sicheres Auftreten

Entgelt:

• Die Planstelle ist nach TVÖD, Entgeltgruppe E 5 bewertet.

Schwerbehinderte Menschen/ Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bewerberinnen und Bewerber (m, w, d), die Tätigkeiten für das Allgemeinwohl ausüben, können bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.

Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (mindestens: Bewerbungsanschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und/oder Zertifikate, die die geforderte Qualifikation nachweisen, aktuelles Arbeitszeugnis) senden Sie bitte vorzugsweise per E-Mail unter Angabe der Kennziffer an personal-bewerbung@rostock.de. Die Unterlagen müssen im PDF-Format vorliegen, Bewerbungsanlagen sind in einer Datei zusammenzufügen. Die Gesamtgröße der Dateien darf 5 MB nicht überschreiten.

Die Bewerbungsfrist endet am 12. März 2021.

Aufgrund der derzeitigen CORONA-Pandemie behalten wir uns vor, die Vorstellungsgespräche mittels Videokonferenz durchzuführen.

Bewerbungen in Papierform können innerhalb der oben genannten Frist an die

Hanse- und Universitätsstadt Rostock

Der Oberbürgermeister

Hauptamt, Abt. Personal

18050 Rostock

gesandt werden. Der Umschlag ist mit der deutlichen Aufschrift „BEWERBUNG“ zu kennzeichnen. Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d), die einen Umzug nach Rostock planen, können sich kostenlos an das Welcome Center der Region Rostock wenden. Die zentrale Anlaufstelle unterstützt bei der Suche nach Wohnraum, Kinderbetreuungsangeboten, Jobperspektiven für den mitziehenden Partner, Freizeitaktivitäten und vieles mehr. Weitere Informationen unter: www.welcome-region-rostock.de, welcome@region-rostock.de

Zum Umgang mit den Bewerbungsdaten wird auf die aktuellen datenschutzrechtlichen Bestimmungen nach DSGVO verwiesen, die unter https://www.rostock.de aufgeführt sind.

gez. Dr. Dirk Zierau