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Assistenz- und Vorzimmerkraft (m, w, d) 137AE2021FestanstellungHanse- und Universitätsstadt Rostock
 Rostockvor 1 Woche

Bei der Hanse- und Universitätsstadt Rostock ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Planstelle im Büro des Senators/der Senatorin (m/w/d) – Senatsbereich Jugend, Soziales, Gesundheit und Schule zu besetzen:

 

Assistenz- und Vorzimmerkraft (m, w, d)

Kennziffer: 137AE2021

 

Ansprechpartnerin:

Aufgabengebiet:

  • Bearbeiten des Postein- und -ausgangs
  • Führen des Wiedervorlagesystems
  • Aufbereiten der Aktenvorgänge im Arbeitsbereich der Senatorin/des Senators
  • Fertigen von allgemeinen Schreiben/ Serienbriefe nach Vorgabe bzw. Vorlage
  • Koordinieren der Termine der Senatorin/des Senators (m/w/d)
  • Terminregistratur, -kontrolle, -erinnerung
  • organisatorische Vor- und Nachbereitung von Dienstgängen und -reisen der Senatorin/des Senators (m/w/d)
  • Bearbeiten von Terminanfragen, Ermitteln bzw. Aufklären des Anliegens bei Anfragen zu Gesprächsterminen, Weiterleiten der Anfragen
  • Beantworten von allgemeinen, telefonischen und schriftlichen Anfragen, ggf. Weiterleiten von Anfragen an den/die zuständigen Bearbeiter/-in (m/w/d)
  • Organisatorisches Vorbereiten von Besprechungen und Sitzungen
  • Vorbereiten von Tagungsunterlagen für Sitzungen, Recherchieren von Themen der jeweiligen Tagesordnungen, Zusammenstellen von erforderlichen Materialien für die Sitzungstermine
  • Erstellen und Pflegen des Aktenplans, u.a. in digitaler Form
  • Beschaffen und Verwalten von Büromaterial, Abrechnen von Präsenten
  • Kontrollieren und Erledigen von Beschlusserfüllungsmeldungen
  • Erledigen von Sonderaufgaben in Abstimmung mit der Senatorin/des Senators (m/w/d)
  • Empfangen und Betreuen der Gäste

Voraussetzungen:

  • abgeschlossene dreijährige Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation (m, w, d) oder Fachangestellte/r für Bürokommunikation (m, w, d) oder Verwaltungsfachangestellte/r (m, w, d) oder abgeschlossene Ausbildung zur/zum Rechtsanwaltsfachangestellten (m,w,d) mit Berufserfahrung in einer öffentlichen Verwaltung
  • mehrjährige einschlägige Berufserfahrungen im oben genannten Aufgabengebiet
  • Berufserfahrungen in einer öffentlichen Verwaltung wünschenswert
  • Erfahrungen im Umgang und in der Kommunikation mit Behörden
  • Erfahrung im Umgang mit MS- Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint)
  • sicherer Umgang mit Wort und Schrift, DIN 5008
  • Kenntnisse der Kommunalverfassung, Ortsrecht
  • Organisations- und Koordinierungsgeschick
  • Kommunikations- und Kontaktfreudigkeit, Freundlichkeit und gute Umgangsformen
  • hohe Belastbarkeit und Selbständigkeit
  • Bereitschaft zur Absicherung der Ansprechbarkeit im Vorzimmer

Entgelt:

  • Die Vergütung erfolgt in Anlehnung an Entgeltgruppe 7 TVöD.

Schwerbehinderte Menschen und Gleichgestellte (m, w, d) werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bewerberinnen und Bewerber (m, w, d), die Tätigkeiten für das Allgemeinwohl ausüben, können bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.

 

Aufgrund der derzeitigen CORONA-Pandemie behalten wir uns vor, die Vorstellungsgespräche mittels Videokonferenz durchzuführen.

 

Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (mindestens: Bewerbungsanschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und/oder Zertifikate, die die geforderte Qualifikation nachweisen, aktuelles Arbeitszeugnis) senden Sie bitte vorzugsweise per E-Mail unter Angabe der Kennziffer an personal-bewerbung@rostock.de. Die Unterlagen müssen im PDF-Format vorliegen, Bewerbungsanlagen sind in einer Datei zusammenzufügen. Die Gesamtgröße der Dateien darf 5 MB nicht überschreiten.

 

Die Bewerbungsfrist endet am 19. Mai 2021.

 

Bewerbungen in Papierform können innerhalb der oben genannten Frist an die

 

Hanse- und Universitätsstadt Rostock

Der Oberbürgermeister

Hauptamt, Abt. Personal

18050 Rostock

 

gesandt werden. Der Umschlag ist mit der deutlichen Aufschrift „BEWERBUNG“ zu kennzeichnen. Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d), die einen Umzug nach Rostock planen, können sich kostenlos an das Welcome Center der Region Rostock wenden. Die zentrale Anlaufstelle unterstützt bei der Suche nach Wohnraum, Kinderbetreuungsangeboten, Jobperspektiven für den mitziehenden Partner, Freizeitaktivitäten und vieles mehr. Weitere Informationen unter: www.welcome-region-rostock.de welcome@region-rostock.de

 

gez. Kerstin Franke