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Sachbearbeiter/in Dokumentenmanagementsystem (m/w/d)FestanstellungHansestadt Wismar
 Wismarvor 1 Woche

Stellenausschreibung: Kennziffer 52/2020

 

Die Hansestadt Wismar sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen

 

Sachbearbeiter Dokumentenmanagement (m/w/d)

im Amt für Zentrale Dienste, Abt. Personal, Organisation und Digitalisierung, Sachgebiet DMS und E-Government

 

Hierfür suchen wie Sie!

 

Die Einstellung erfolgt unbefristet. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 40 Stunden (Vollzeit) bei einer Vergütung nach der Entgeltgruppe E 9c TVöD-VKA (Bereich Verwaltung).

 

Die Hansestadt Wismar mit rund 44.000 Einwohnern ist nicht nur UNESCO-Weltkulturerbe direkt an der Ostsee, sie ist auch ein attraktiver Wohn-, Wirtschafts- und Hochschulstandort. Die Stadtverwaltung mit ihren rund 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern präsentiert sich in der Hansestadt Wismar als attraktiver Arbeitgeber. Werden Sie ein Teil davon!

 

Ihre abwechslungsreichen Aufgaben:

  • Projektarbeit bei der Einführung und Umsetzung des DMS, hierbei insbesondere:
    o  stufenweise Implementierung der Software in der Verwaltung (Rollout) planen und sicherstellen
    o  Altdatenanalyse und Erstellung, Umsetzung und Einführung von Aktenplänen
    o  Organisation und Betreuung der Anbindung unterschiedlicher Fachanwendungen an die genutzte Software
    o  Durchführung bzw. Begleitung von Einführungs- und Anwenderschulungen
    o  Erstellen von Schulungsmaterial
    o  Definition, Entwicklung und Einrichtung digitaler Prozesse inkl. Prozessvereinfachung
  • Pflege-/Einrichtung von Benutzergruppen und Zuteilung der jeweiligen Berechtigungen
  • First-Level-Unterstützung der Anwender/innen bei Bedienung und Anpassung des DMS
  • Bedarfs- und Fehleranalysen (keine Systemfehler) und Mitwirkung bei der Entwicklung entsprechender Lösungen
  • Planung, Koordinierung und Veranlassung von Updates und Einspielung von Patches, Unterstützung bei Tests und Freigabe für Wirkbetrieb
  • Überwachung, Kontrolle und Umsetzung von Datensicherheit und datenschutzrechtlichen Vorgaben in Zusammenarbeit mit dem Datenschutz- und IT-Sicherheitsbeauftragten
  • Stammdatenverwaltung wie Aktenplan, Dokumentenarten, Schlagworte u.a.
  • Abstimmung mit externen Dienstleistern/ Abt. Informationstechnik zu Verfahrensentwicklungen unter Berücksichtigung der Besonderheiten der Fachämter
  • Mitarbeit im Projektteam zur Umsetzung des Onlinezugangs- und E-Governmentgesetzes M-V:
    o  Koordination der E-Government Projekte und Teilprojekte in der Verwaltung
    o  Entwicklung und Umsetzung von Strategien zur Umsetzung des Online Zugangsgesetzes
    o  Anwendungsbetreuung und Pflege der Inhalte der für die Leistungserbringung benötigten Software
    o  Dokumentation und Analyse von Prozessen
    o  Koordination, Beratung und Unterstützung der Fachämter bei der Umsetzung und Einbindung von Onlinediensten

Voraussetzung für die Stellenbesetzung ist:

  • Voraussetzung für die Besetzung der Stelle ist eine erfolgreich abgeschlossene Hochschulausbildung (Bachelor) in der Fachrichtung Verwaltung, Verwaltungsmanagement oder vergleichbar (Verwaltungsfachwirt/in, Verwaltungsbetriebswirt/in, etc.)
  • Vertiefte Kenntnisse und einschlägige Erfahrungen im Projektmanagement sind von Vorteil; die Bereitschaft sich entsprechende Kenntnisse über Seminare anzueignen, wird vorausgesetzt

Ihr Anforderungsprofil:

  • selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
  • Organisationsgeschick, Belastbarkeit und Flexibilität
  • Teamfähigkeit
  • ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
  • freundliches und korrektes Auftreten
  • serviceorientiertes Denken und Handeln
  • sicherer Umgang mit elektronischer Datenverarbeitung

Wir bieten Ihnen:

  • eigenverantwortliches Arbeiten,
  • Telearbeit
  • abwechslungsreiche zielorientierte, kollegiale Zusammenarbeit,
  • flexible Arbeitszeitgestaltung in Form einer Gleitzeit-Regelung ohne Kernarbeitszeiten,
  • betriebliches Gesundheitsmanagement
  • attraktive, betriebliche Altersvorsorge
  • sowie weitere Vorteile des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst wie
    30 Tage Urlaub sowie 2 Tage Arbeitsbefreiung im Jahr am 24.12. und 31.12.
    eine tarifgemäße Berücksichtigung bisheriger Berufserfahrung
    Weihnachtsgeld (Jahressonderzahlung) und jährliche Leistungsprämie

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bitte bis zum 30.11.2020

 

über das Online-Bewerbungsportal www.interamt.de, dem Stellenportal für den öffentlichen Dienst. Dort können Sie Ihre Bewerbung mit vollständigen Nachweisen unter der Stellenangebots-ID 634179 einstellen (Link: http://www.interamt.de/koop/app/stelle?id=634179). Die elektronische Übermittlung Ihrer Bewerberdaten ermöglicht uns eine einfache und schnelle Prüfung aller eingehenden Bewerbungen und beschleunigt somit das Bewerbungsverfahren. Bei Fragen zum Bewerbungsverfahren rufen Sie uns gerne an unter Tel. 03841/251 1025 bzw. 03841/251 1027. Eingangsbestätigungen und sonstiger Schriftverkehr erfolgen ausschließlich in digitaler Form. Geben Sie daher bitte unbedingt Ihre E-Mail-Adresse an. Sofern Ihnen eine Absage zugeht, werden Ihre Bewerbungsunterlagen bis zum Ablauf der 2-Monatsfrist gemäß § 15 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz aufbewahrt und anschließend vernichtet.

 

Die Hansestadt Wismar setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Teilhabe ein. Wir sehen Vielfalt als Bereicherung an und freuen uns ausdrücklich auf Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

 

Entstehende Bewerbungs- und Fahrkosten sowie ggf. anfallende Umzugskosten können von der Hansestadt Wismar nicht übernommen werden. Datenschutzhinweise zur Personalsach-bearbeitung in Stellenbesetzungsverfahren finden Sie hier: https://www.wismar.de/Datenschutz